(1)经过现场调查、检验甄别，认为该物品或者文件可用以证明犯罪嫌疑人有罪或者无罪的;
(2)现场难以确定有关物品或者文件可否用以证明犯罪嫌疑人有罪或者无罪，需要进一步甄别和采取控制保全措施的;
(3)法律、法规禁止持有物品、文件。
持有人拒绝交出应当扣押的物品、文件的，公安机关可以强行扣押。
2.批准扣押
(1)在侦查过程中需要扣押物品、文件的，由办案部门负责人决定。在现场勘查或者搜查中需要扣押物品、文件的，由现场指挥人员决定。
(2)扣押犯罪嫌疑人的邮件、电子邮件、电报，办案部门应当制作《呈请扣押报告书》，报县级以上公安机关负责人批准。《呈请扣押报告书》内容包括：所侦查案件的简要案情，拟扣押个人或者单位的名称，拟扣押的物品种类，涉及的具体的邮政、电信部门或者网络服务单位，扣押的具体理由，扣押的法律依据等。
犯罪嫌疑人的邮件、电子邮件、电报包括：
①该犯罪嫌疑人寄发的;
②直接寄交该犯罪嫌疑人的;
③寄交他人转交该犯罪嫌疑人的;
④寄交该犯罪嫌疑人转交他人的。
经县级以上公安机关负责人批准，办案部门制作《扣押通知书》，将《扣押通知书》及回执送达协助扣押的单位。正本由协助扣押的单位留存，作为协助扣押犯罪嫌疑人邮件、电子邮件、电报的依据。回执由协助扣押的单位填写后退回公安机关，侦查终结后，存入诉讼卷。
3.实施扣押。
(1)执行主体。执行扣押物品、文件的侦查人员不得少于二人，并持有有关法律文书、侦查人员工作证件。
(2)扣押前告知。向被扣押人出示有关法律文书、工作证件，告知其扣押理由、依据以及如实提供证据、配合扣押的义务。
(3)清点扣押物品、文件。对于扣押的物品和文件，应当会同在场见证人和被扣押物品、文件的持有人查点清楚。
扣押的物证、书证、视听资料应当是原物、原件。原物不便搬运、保存或者依法应当返还被害人的，可以拍摄足以反映原物外形或者内容的照片、录像。书证取得原件有困难或者因保密工作需要的，可以是副本或者复制件。书证的副本、复制件，视听资料的复制件，物证的照片、录像，应当附有关制作过程的文字说明及原件、原物存放处的说明，并由制作人签名或者盖章。
对于扣押的金银珠宝、文物、名贵字画及其他不易辨别真伪的贵重物品，应当拍照后当场密封，并由扣押人员、见证人和持有人在密封材料上签名或者盖章。
4.制作《扣押物品、文件清单》。当场开列《扣押物品、文件清单》一式三份，写明物品或者文件的名称、编号、规格、数量、重量、质量、特征及其来源，由侦查人员、见证人和持有人签名或者盖章后，一份交给持有人，一份交给公安机关保管人员，一份存入诉讼卷。
对于应当扣押但是不便提取的物品、文件，经拍照或者录像后，可以查封、封存或者交持有人保管，并且单独开具《扣押物品、文件清单》一式两份，在清单上注明“已经拍照或者录像，物品、文件持有人应当妥善保管，不得转移、变卖、毁损”，由侦查人员、见证人和持有人签名或者盖章，一份交给物品、文件持有人，另一份连同照片或者录像带存入诉讼卷。
查封、封存房地产或者其他财产的，还应当在被查封、封存财产的显著位置张贴封条，同时通知有关权属登记部门，在查封、封存期间禁止被查封、封存财产流转，不得办理被查封、封存财产权属变更手续;必要时可以提取有关产权证照。
5.解除扣押。
(1)解除条件。对扣押的物品、文件、邮件、电子邮件、电报，经查明确实与案件无关或者不需要继续扣押的，应当在三日内解除扣押，退还原主或者原邮政、电信部门、网络服务单位。
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