对违法事实的描述应当全面、客观,阐明违法行为的基本事实,即何时、何地、何人、采取何种方式或手段、产生何种行为后果等;列举证据应当注意证据的证明力,对证据的作用和证据之间的关系进行说明。
应当对当事人陈述申辩意见的采纳情况及理由予以说明;对经过听证程序的,文书中应当载明。
作出处罚决定所依据的法律、法规、规章应当写明全称,列明适用的条、款、项、目。
有从轻或者减轻情节,依法予以从轻或者减轻处罚的,应当写明。
第三十四条 送达回证是指农业行政处罚机关将执法文书送达当事人的回执证明文书。
“送达单位”指处罚机关;“送达人”指处罚机关的执法人员或处罚机关委托的有关人员;“受送达人”指案件当事人;“收件人”不是当事人时,应当在备注栏中注明其身份和与当事人的关系。
第三十五条 罚没物品处理记录是指农业行政处罚机关对罚没物品依法进行处理的记载。
处理记录应当载明对罚没物品处理的时间、地点、方式,参与处理的执法人员应当在记录上签字。
第三十六条 行政处罚结案报告是指案件终结后,执法人员报请处罚机关负责人批准结案的文书。
结案报告应当对案件的办理情况进行总结,对给予行政处罚的,写明处罚决定的内容及执行情况;不予行政处罚的应当写明理由;予以撤销案件的,写明撤销的理由。
第四章 文书归档及管理
第三十七条 一般程序案件应当按照一案一卷进行组卷;材料过多的,可一案多卷。
简易程序案件可以多案合并组卷。
第三十八条 卷内文书材料应当齐全完整,无重份或多余材料。
第三十九条 案卷应当制作封面、卷内目录和备考表。
封面题名应当由当事人和违法行为定性两部分组成,如关于×××无农药登记证生产农药案。
卷内目录应当包括序号、题名、页号和备注等内容,按卷内文书材料排列顺序逐件填写。
备考表应当填写卷中需要说明的情况,并由立卷人、检查人签名。
第四十条 案件文书材料按照下列顺序整理归档:
(一)案卷封面;
(二)卷内目录;
(三)行政处罚决定书;
(四)立案审批表;
(五)询问笔录、现场检查(勘验)笔录、抽样取证凭证、证据登记保存清单、登记物品处理通知书、查封(扣押)决定书、解除查封(扣押)决定书、鉴定意见等;
(六)案件处理意见书、行政处罚事先告知书等;
(七)行政处罚听证会通知书、听证笔录、行政处罚听证会报告书等听证文书;
(八)执行的票据等材料;
(九)罚没物品处理记录等;
(十)送达回证等其他有关材料;
(十一)行政处罚结案报告;
(十二)备考表。
第四十一条 不能随文书装订立卷的录音、录像等证据材料应当放入证据袋中,并注明录制内容、数量、时间、地点、制作人等,随卷归档。
第四十二条 当事人申请行政复议和提起行政诉讼或者行政机关申请人民法院强制执行的案卷,可以在案件办结后附入原卷归档。
第四十三条 卷内文件材料应当用阿拉伯数字从“1”开始依次用铅笔编写页号;页号编写在有字迹页面正面的右上角和背面的左上角;大张材料折叠后应当在有字迹页面的右上角编写页号;A4横印材料应当字头朝装订线摆放好再编写页号。
第四十四条 案卷装订前要做好文书材料的检查。文书材料上的订书钉等金属物应当去掉。对破损的文书材料应当进行修补或复制。小页纸应当用A4纸托底粘贴。纸张大于卷面的材料,应当按卷宗大小先对折再向外折叠。对字迹难以辨认的材料,应当附上抄件。
